Mengelola Aset Informasi

Informasi  adalah aset penting. Informasi keliru akan membuat kerugian besar. Salah informasi dari atasan ke bawahan atau dari perusahaan ke pelanggan, akan membuat tindakkan yang responnya keliru. Nah bagaimana mengelola aset yang satu ini dengan bijak ???

1. Pemenang adalah yang punya informasi.

Untuk  memenangkan bisnis dizaman sekarang ini, keberadaan informasi yang akurat dan tepat sangatlah perlu. Informasi mengenai kebutuhan pasar , mengenai kompetitor, informasi mengenai sumber daya perusahaan, dsb adalah hal-hal yang akan sangat menunjang kinerja perusahaan.

2. Arus informasi yang jelas

Siapa memberi perintah kepada siapa, dan siapa meneruskan perintah itu kepada siapa. Jika perusahaan cukup besar, maka informasi dari atas kebawah harus jelas. Itulah sebabnya, tidak hanya informasi yang penting, melainkan sitem atau cara agar informasi tersebut dapat sampai pada pihak yang tepat dan dalam konteks yang tepat.

3. Dokumentasi dan pengarsipan

Keberadaan dokumentasi dan pengarsipan yang baik adalah hal yang harus ada dalam perusahaan. Bahkan meski perusahaan anda masih kecil sekalipun, hal ini tetap sangat penting karena keberadaan sebuah informasi akan sia-sia jika tidak disertai sistem penyimpanan yang rapi, aman, dan baik. Karena itu biasakan pula menggunakan order order secara tertulis dalam menyampaikan informasi . pastikan juga ada salinannya. Gunkana teknologi untuk hal ini. Sediakan beck up yang memadai untuk keamanannya. Teknologi yang ada saat ini sudah semakin canggih dan memadai untuk melakukan pengamanan dokumen-dokumen seperti ini.

4. Klarifikasi

Akurasi sebuah informasi  antara lain bisa dilihat jika sudah ada klarifikasi dari dua arah. Karena itu, pastikan hal ini ada dalam informasi yang kita sampaikan dan kita olah. Informasi harus berupa kebenaran dan bukan sekedr gosip atau rumor.

5. Buang yang tak perlu

Tidak semua informas itu berguna dan harus selalu disimpan. Karena itu, secara berkala, lakukan juga pemilahan dokumen dan arsip-arsip. Jika ada yang memang sudah tidak relevan lagi, singkirkan. Buang atau hancurkan arsip dan bekas seperti itu agar tidak kesimpangsiuran di masa depan.

 

Oleh :  Budi (FISIP ’12)

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s